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1 Corso Base di Formazione per dipendenti e collaboratori di studi professionali Mercoledì 10 ottobre 2012.

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Presentazione sul tema: "1 Corso Base di Formazione per dipendenti e collaboratori di studi professionali Mercoledì 10 ottobre 2012."— Transcript della presentazione:

1 1 Corso Base di Formazione per dipendenti e collaboratori di studi professionali Mercoledì 10 ottobre 2012

2 PROCEDURE AMMINISTRATIVE CONTABILI

3 A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI C) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA E) CONTABILIZZARE F) ARCHIVIARE

4 A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE Non si paga se non cè documento giustificativo Prima di ogni registrazione occorre avere il documento giustificativo

5 B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI Ogni fatto di gestione può comportare specifici adempimenti fiscali - amministrativi. Approfondire o consultare il consulente per informazioni in proposito.

6 A puro titolo di esempio, si ricorda: comunicazione annuale iva e dichiarazione annuale iva Elenchi intrastat Comunicazioni black list certificazioni e mod sostituti dimposta unico (redditi/irap/iva) liquidazioni e versamenti iva mensili/trimestrali versamenti RA lavoratori autonomi/dipendenti/altri versamento contributi inps/inail e relative dichiarazioni versamento acconti e saldi imposte (irap/irpeg/altre) versamento tasse (rifiuti / diritti cciaa / ccgg)

7 C ) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO Art C.C. : Limprenditore deve conservare ordinatamente per ciascun affare gli originale delle lettere, telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite

8 D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA Controllare la correttezza sostanziale dei documenti (conformità ad ordini, a contratti, ecc.) Controllare la correttezza formale dei documenti (conformità a disposizioni di legge, ecc.) Controllare che siano fatti tutti gli adempimenti conseguenti (es. versamento delle ritenute, contributi, ecc.)

9 Alcuni documenti per la contabilità

10 documenti ai fini IVA : fatture emesse corrispettivi fatture di acquisto importazioni liquidazioni periodiche IVA versamenti IVA dichiarazione annuale IVA

11 documenti non IVA : paghe e contributi prestazioni occasionali di lavoro autonomo prestazioni di lavoro autonomo coordinate e continuative spese varie non IVA (es. giornali, acquisti di francobolli, ecc.) rimborsi spese con documenti non validi ai fini IVA imposte e tasse pagate - ritenute dacconto

12 movimenti di cassa e banche : Cassa (prima nota) Cassa valori bollati (prima nota) Banche (prima nota / estratti conto) Carte di credito (prima nota / estratti conto)

13 E) CONTABILIZZAZIONE Esempio di alcuni documenti contabili

14 FATTURE EMESSE 1) Controllare la progressione numerica e cronologica delle fatture emesse comprese le eventuali note di variazione 2) Timbrare 3) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA

15 CONTABILIZZAZIONE FATTURE DI VENDITE

16 FATTURE EMESSE IN ITALIA _____________________________ ________________________________ CREDITI VCLIENTI a CLIENTI C/ACCONTO Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per acconto su fornitura _____________________________ ________________________________ =/=a =/= Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per vendita merce CREDITI V/CLIENTI CLIENTI C/ ACCONTO a MERCI C/VENDITE a IVA A DEBITO _____________________________ ________________________________

17 FATTURE EMESSE IN ITALIA _____________________________ ________________________________ BANCA C/C a CREDITI V/CLIENTE Saldo ft. n….del ….. cliente xxx con ….. _____________________________ ________________________________

18 FATTURE EMESSE IN ITALIA Se dovessero essere fattura per provvigioni occorrerà allincasso rilevare le ritenute dacconto subite / enasarco _____________________________ ________________________________ CREDITI V/ CLIENTIa =/= Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per provvigioni periodo a PROVVIGIONI ATTIVE a IVA A DEBITO _____________________________ ________________________________

19 =/=a CREDITI V CLIENTE Saldo ft. n….del ….. cliente xxx con ….. BANCA C/C RITENUTE DI ACCONTO SUBITE RITENUTE ENASARCO _____________________________ ________________________________

20 Nelle ditte individuali e nelle società di persona le ritenute di acconto e di enasarco subite dovranno essere imputate ai soci quando verranno utilizzate con un giro conto, Nelle società di capitali le ritenute di acconto si scomputeranno direttamente nel conteggio delle imposte di fine anno. Quindi ricordarsi che nel conto di credito per ritenute di acconto subite e ritenute enasarco ci sarà il progressivo dellanno

21 FATTURE DI ACQUISTO 1) Ordinare le fatture e le eventuali note di variazione in base alla data di ricevimento. (N.B. : - per le bollette telefoniche conservare la copertina contenente il dettaglio IVA, - per le importazioni occorre bolla doganale, fattura fornitore estero e fattura dello spedizioniere - per le schede carburanti controllare che siano relative ad automezzi dellazienda o in leasing) 2) Controllare lintestazione, la data e gli altri elementi obbligatori della fattura (controllo formale del documento) 3) Controllare la conformità del documento agli accordi contrattuali (controllo sostanziale del documento) 4) Numerare progressivamente 5) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA 6) Registrare su scadenziere (per pagamento della fattura e delleventuale R.A.) 7) Registrare sul libro dei cespiti ammortizzabili (non più obbligatorio, ma consigliabile )

22 CONTABILIZZAZIONE ACQUISTI

23 ACQUISTI IN ITALIA _____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per acquisto merce MERCI C/ACQUISTI IVA A CREDITO _____________________________ ________________________________ DEBITI V/ FORNITORE a BANCA Saldo ft. n….del ….. fornitore xxx con ….. _____________________________ ________________________________ Att.ne : quando si registra la fattura verificare anche la corretta applicazione dellIVA

24 ACQUISTI IN ITALIA con RA _____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per consulenze CONSULENZE IVA A CREDITO _____________________________ ________________________________ DEBITI V/ FORNITORE a =/= Saldo ft. n….del ….. fornitore xxx con ….. a BANCA a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT. _____________________________ ________________________________

25 IN ITALIA - acquisto cespiti _____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per mobili MOBILI E ARREDI IVA A CREDITO _____________________________ ________________________________ A fine anno tra le altre scritture di rettifica e assestamento occorrerà provvedere al conteggio degli ammortamenti (come per tutte le altre immobilizzazioni immateriali e materiali ) e rilevarli con il seguente un articolo : _____________________________ ________________________________ AMM.TO MOBILI a FONDO AMM.TO MOBILI Amm.to _____________________________ ________________________________

26 ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 1) Raccolta documenti : Fattura fornitore comunitario Verificare il codice identificativo del fornitore comunitario tramite la procedura VIES

27 ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 2) Registrazioni contabili: a) La fattura del fornitore comunitario si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito) non è più obbligatoria la doppia annotazione (sia nel registro delle fatture di acquisto sia nel registro delle fatture emesse) sebbene debba essere rilevato nella liquidazione periodica IVA sia il debito che l'eventuale credito di IVA. b) La fattura ricevuta del fornitore intracomunitario va integrata con: - data e n. di protocollo della registrazione - aliquota IVA del bene in Italia e relativa imposta (o titolo di esenzione/esclusione/non imponibilità)

28 ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI _____________________________ ________________________________ =/= a =/= Ft. n. …. Del….. Fornitore UE per acquisto……. MERCI C/ACQUISTI IVA A CREDITO CEE a DEBITI V/ FORNITORE a IVA A DEBITO CEE _____________________________ ____________________________

29 ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 3) Elenco INTRASTAT: occorre predisporre l'elenco intrastat riguardante il periodo di riferimento (MENSILE o TRIMESTRALE)

30 ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) 1) Raccolta documenti: fattura fornitore estero bolla doganale fattura dello spedizioniere

31 ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) 2) Registrazioni contabili: a) La fattura estera si registra solo in contabilità generale (con codice apposito ) _____________________________ ________________________________ MERCI C/ ACQUISTI a DEBITIV/FORNITORE ESTERO ft. n….del ….. fornitore ESTERO $ X cambio _____________________________ ________________________________

32 ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) b) La bolla doganale si registra in contabilità iva e in contabilità generale (con codice apposito) _________________________________ ________________________________________ =/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana) IMPONIBILE-FORNITORE ESTERO IVA A CREDITO ONERI DOGANALI _____________________________ ___________________________________

33 ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) c) La fattura dello spedizioniere si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito) _________________________________ ________________________________________ =/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana) PRESTAZIONI - IMPONIBILE IVA A CREDITO PRESTAZIONI – NON IMPONIBILE ANTICIPAZIONI DEGLI ONERI DOGANALI (art.15 dpr 633/72) _____________________________ ___________________________________

34 ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) - Registrare in contabilità generale i pagamenti dei fornitori estero _________________________________ ________________________________________ =/= a =/= FORNITORE ESTERO DIFFERENZA PASSIVA SU CAMBIO a BANCA C/C a DIFFERENZA ATTIVA SU CAMBIO _____________________________ ___________________________________

35 SPESE VARIE NON IVA 1) Controllare che i documenti giustifichino opportunamente le spese non cè spesa se non cè documento giustificativo 2) Ordinare i documenti 3) Timbrare 4) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale

36 Esempio: Ricevimento di ricevuta per lavoro occasionale di 1000 – 200 di ra = netto pagato 800 _____________________________ ________________________________ COSTO …….. a =/= Pagato compenso a ………………….per prestazioni occasionali ………... a BANCA c/c a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT. _____________________________ ________________________________ Attenzione: spesso le ricevute contengono lindicazione della RA sbagliata in quanto conteggiata sul netto e non sul compenso lordo.

37 CASSA 1) Le aziende dovrebbero tenere il libro cassa o predisporre foglio di excel con p.n. 2) Far annotare giornalmente i movimenti in entrata e in uscita di cassa specificando causali ed importi 3) Far verificare giornalmente: - la consistenza fisica iniziale della cassa - la consistenza fisica finale della cassa 4) La cassa non può MAI andare in rosso

38 BANCHE a) Tenuta libro banca : 1) Creare un libro banca per ogni c/c 2) Annotare giornalmente movimenti in entrata e in uscita di banca 3) Fare periodicamente prospetto di riconciliazione con c/c bancari b) Creare un dossier per la tenuta della documentazione relativa ai movimenti di banca

39 BANCHE I rapporti con le banche spesso vanno al di là del semplice rapporto di conto corrente in quanto le aziende possono fare anticipi fattura, richiedere anticipazioni bancarie, contrarre mutui, ecc…. di tutti questi rapporti occorre avere la documentazione per rilevare correttamente debiti e oneri

40 Riconciliazione banca ……………..…Al ………… saldo su e/c banca + / - movimenti contabilizzati ma non ancora su e/c + / - movimenti su e/c ma non ancora contabilizzati Saldo contabilità

41 Spesso nella riconciliazione di fine anno ci sono le competenze bancarie di fine trimetre/anno rilevate al 31/12 in co.ge., ma indicate in e/c bancario a gennaio _________________________________ ________________________________________ =/= a =/= SPESE BANCARIE INTERESSI PASSIVI RITENUTE DI ACCONTO SUBITE SU INT.ATT.BANC. a BANCA C/C a INTERESSI ATTIVI BANCARI _____________________________ ___________________________________

42 PAGHE E CONTRIBUTI 1) Inserire tra le fatture di acquisto la fattura del consulente del lavoro 2) Farsi dare dal consulente del lavoro : - cedolino paga - riepilogo mensile delle paghe (per rilevare i contributi a carico azienda) - fotocopia del versamento dei contributi e dellIRPEF lavoratori dipendenti mod. F24 - fotocopia dei versamenti INAIL – conteggi inail 3) Fare registrazioni in contabilità

43 CONTABILIZZAZIONE PAGHE E CONTRIBUTI

44 _____________________________ ________________________________ =/= a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI Rilevazione degli stipendi lordi STIPENDI SALARI _____________________________ ________________________________ INPS a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI Rilevazione A.N.F. / CIG / indennità malattia _____________________________ ________________________________ DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI a INPS Rilevazioni contributi a carico dipendenti _____________________________ ________________________________

45 _____________________________ ________________________________________ =/= a =/= Pagamento delle retribuzioni nette DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI DIPENDENTI C/ARROTONDAMENTI a CASSA / BANCA a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. a DIPEND. C/ ARROTOND. _____________________________ _________________________________________

46 _____________________________ ________________________________ =/= a INPS Rilevazione dei contributi a carico azienda CONTRIBUTI _____________________________ ________________________________

47 INPS a DEBITI VARI Pagamento dei contributi da parte del consulente del lavoro per ns. conto _____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI VARI Pagamento delle ritenute fiscali lavoratori dipendenti dal consulente per ns. conto ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. ARROT. PASSIVI _____________________________ ________________________________

48 =/= a FORNITORE Ricevuta fattura dal consulente CONSULENZE IVA SU ACQUISTI DEBITI VARI _____________________________ ________________________________ FORNITORE a =/= Pagamento della fattura del consulente aBANCA C/C aERARIO C/RIT.ACC. LAV. AUTON. _____________________________ ________________________________

49 INAIL a DEBITI V/INAIL Contributi inail di competenza..... _____________________________ ________________________________ DEBITI V/INAIL a BANCA Pagato inail _____________________________ ________________________________

50 =/= a DIP. C/ RETRIBUZIONI Rilevazione TFR dipendente cessato TFR maturato nellesercizio FONDO TFR _____________________________ ________________________________ DIP. C/RETRIBUZIONI a =/= Pagato TFR a BANCA a ERARIO C/ R.A. SU TFR _____________________________ ________________________________

51 ATTENZIONE Ogni fine mese i conti di debito, v/ dipendenti e v/ enti previdenziali (inps), avranno, dopo il loro pagamento, un saldo 0: se non fosse così occorre cercare il motivo del saldo diverso da 0.

52 Esistono casistiche particolari per i quali ci saranno specifiche rilevazioni contabili come ad esempio: - le imprese edili occorre gestire la cassa edile - gli studi professionali occorre gestire la cadiprof - le imprese i cui dipendenti hanno optato ai fondi pensione in luogo del tfr in azienda occorre gestire i fondi pensione e relativi versamenti

53 Per quanto riguarda la giusta rilevazione del costo di competenza dei dipendenti a fine anno occorrerà rilevare alcune scritture di rettifica e assestamento (ratei ferie/13.ma/14.ma/p.r./festività - conguaglio inail - Accantonamento tfr)

54 _____________________________ 31/12 ________________________________ SALARI E STIPENDI a DIP. C/ RETRIBUZIONI Rilevazione ratei ferie, 14.ma, 13.ma, pr, festività maturate _____________________________ ________________________________ TFR a FONDO TFR rilevazione tfr maturato nellesercizio _____________________________ ________________________________ INAIL a DEBITI V/INAIL conguaglio inail al 31,12,.. _____________________________ ________________________________

55 Dopo aver fatto tutte le rilevazioni contabili di un periodo occorre procedere ai controlli contabili base per verificare di non aver utilizzato conti sbagliati, aver fatto dei g/c al contrario, aver dimenticato qualche rilevazione contabile………..

56 quindi stampare una bozza di situazione contabile e….

57 … e controllare le schede contabili dei principali conti di credito e debito ad esempio: - cassa e cassa assegni - valori bollati - Banche ……..(fare riconciliazione) - Mutui / altri finanziamenti - clienti - fornitori - altri crediti - altri debiti - c/ soci

58 …..controllare la giusta imputazione nei conti economici -c/ economici - ricavi - c/ economici - costi

59 Dopo aver fatto i controlli contabili base e aver verificato di avere una situazione contabile «pulita»

60 Si può procedere al conteggio e alla rilevazione delle scritture di rettifica e di assestamento

61 Principali scritture di rettifica e di assestamento RATEI E RISCONTI FATTURE DA EMETTERE FATTURE DA RICEVERE RIMANENZE AMMORTAMENTI ACCANTONAMENTI

62 RATEI Un rateo è una quota di entrata o uscita futura che misura ricavi o costi già maturati, ma non ancora rilevati, poiché la loro manifestazione finanziaria avrà luogo in esercizi futuriricavicosti

63 Esempio di rateo attivo su interessi attivi annuali su cauzione incassati 31/03/2013 1/4/201231/12/ /03/2013 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ RATEI ATTIVI a INTERESSI ATTIVI SU CAUZIONI Rilevazione rateo interessi su cauzione (aggiungo ricavo di competenza 2012) ___________________________ ______________________________ Quota interessi di competenza 2012 Quota interessi comp. 2013

64 Esempio di rateo passivo su interessi passivi su finanziamento del periodo 1/12/2012 – 28/2/2013 pagato il 28/02/2013 1/12/ /12/ /03/2012 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ INTERESSI PASSIVI SU FINANZ. a RATEI PASSIVO Rilevazione rateo interessi su finanziamento (aggiungo costo competenza 2012) ___________________________ ______________________________ Quota interessi di competenza 2013 Quota interessi comp. 2012

65 RISCONTI Il risconto è una quota di costo o di ricavo che hanno già avuto la loro manifestazione finanziaria (quindi già rilevati tra i costi/ricavi), ma che non sono completamente di competenza economica dellesercizio e che, pertanto, sono da rinviare al futuro.costoricavo

66 Esempio di risconto attivo su canoni di leasing finanziario: Normalmente alla stipula del contratto di leasing viene pagato un maxicanone che deve essere «spalmato» per tutta la durata del contratto: per verificare il costo di competenza dellesercizio occorre conteggiare il costo complessivo del leasing suddividerlo per il n. dei mesi complessivi della durata del contratto (es. 48 mesi) e moltiplicarlo per il n. dei mesi di competenza del periodo (nei periodi intermedi è 12 mesi, nel 1° e ultimo periodo del contratto i mesi di competenza potrebbero essere meno di 12 mesi) ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ RISCONTI ATTIVI a CANONI DI LEASING Rilevazione risconto attivo su canoni di locazioni finanziaria ____________________________

67 Esempio di risconto attivo su assicurazione annuale pagata il 1/10/2012 1/10/ /12/ /09/2012 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ RISCONTO ATTIVO a ASSICURAZIONI Rilevazione risconto attivo su assicurazione (storno quota costo competenza 2013) ___________________________ ______________________________ Quota assicurazione di competenza 2013 Quota assicurazione comp. 2012

68 Risconto passivo su affitto attivo trimestrale anticipato periodo 1/12/2012 – 28/2/2013 1/12/ /12/ /2/2013 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ AFFITTO ATTIVO a RISCONTO PASSIVO Rilevazione risconto passivo su fitto attivo (storno quota ricavo competenza 2013) ___________________________ ______________________________ Quota affitto di competenza 2013 Quota affitto comp. 2012

69 FATTURE DA EMETTERE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ CLIENTI C/FT.DA EMETTERE aRICAVI PER PRESTAZIONI Fattura da emettere al cliente XX – prestazioni effettuate nel mese di dicembre ____________________________

70 FATTURE DA RICEVERE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ MERCI C/ACQUISTI a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE Fattura da ricevere dal fornitore XX – consegna merce ddt n. del 20/12/2012 ____________________________ CONSULENZE a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE Ft. da ricevere dallAvv. /dott. / rag. / ing. / arch. _________________________________________________________

71 RIMANENZE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ R.F. PRODOTTI FINITI (s.p.) a VARIAZIONI RIMAN.PROD.FIN. (c.e.) Rilevate Rimanenze finali di prodotti finiti al 31/12/12 ____________________________ ______________________________ LAVORI IN CORSO SU ORD.(s.p.) a VARIAZIONI LAVORI IN CORSO (c.e.) Rilevate lavori in corso su ordinazione al 31/12/2012 _________________________________________________________ Occorre anche rilevare eventuali RF di merci, materie prime, materiale di consumo

72 AMMORTAMENTI ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ AMMORTAMENTI a FONDI AMM.TO Rilevato amm.to anno 2012 ____________________________ ______________________________ Occorre fare, sul libro cespiti, il conteggio degli ammortamenti di tutte le immobilizzazioni immateriali e materiali suddivise per categorie omogenee e rilevare i singoli ammortamenti in contabilità generale a fine anno.

73 ACCANTONAMENTI ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ ACCANTONAMENTO AL FONDO SVALUTAZIONE CREDITIa FONDO SVALUTAZ.CREDITI Rilevato acc.to al fondo svalutazione crediti ____________________________ ______________________________ …. ma esistono altri accantonamentti come quelli al fondo per rischi e oneri, al fondo tfr, fondo tfm….ecc.


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