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MANUALE DI RIFERIMENTO PER IL PERSONALE SANITARIO DEGLI OSPEDALI a cura di Viviana Cancellieri T&C OBIETTIVI E PROCESSI NELLA LOGISTICA DEL FARMACO.

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1 MANUALE DI RIFERIMENTO PER IL PERSONALE SANITARIO DEGLI OSPEDALI a cura di Viviana Cancellieri T&C OBIETTIVI E PROCESSI NELLA LOGISTICA DEL FARMACO

2 2 Obiettivi degli slide kit Gli slide kits sono stati costruiti per essere uno strumento didattico a diposizione del Farmacista che voglia sostenere, promuovendo azioni di Formazione e laggiornamento sui differenti aspetti legati alla gestione complessiva del farmaco di tutto il personale, laureato e non dei Reparti e dei Servizi della propria realtà organizzativa. Gli slide kits contengono, per ogni argomento trattato, la normativa più recente di riferimento, i metodi e gli strumenti validati a livello istituzionale e internazionale ed esempi di applicazione, che sono da utilizzare come strumenti ed esercizi didattici. Nella speranza che questiniziativa possa essere un valido aiuto per la diffusione in tutti i professionisti sanitari delle conoscenze sulla complessa realtà della Farmacia ospedaliera e territoriale, oltre che delle competenze necessarie per agire in sicurezza, auguro a tutti Voi buon lavoro dr.ssa Viviana Cancellieri

3 3 Disclaimer Gli autori e redattori del sito Farmacisti Janssen Cilag sono Medici, Farmacisti, Ingegneri esperti di rischio clinico e di management sanitario. Quanto riportato deriva da fonti ufficiali del Ministero della Salute, dellAgenzia italiana del Farmaco e altre fonti istituzionali e da affidabili studi scientifici, accompagnato dai relativi riferimenti bibliografici, oltre che dalla esperienza maturata dagli Autori in oltre 10 anni di formazione rivolta al personale sanitario ospedaliero e territoriale in tutta Italia. In ogni caso, le informazioni fornite, gli esempi costruiti su procedure organizzative e gestionali, sono da intendersi come di natura generale ed a scopo puramente divulgativo ed illustrativo. Gli Autori declinano ogni responsabilità riguardo a possibili errori, dimenticanze o erronee interpretazioni presenti in queste pagine.

4 Cosa troviamo in questo slide Kit 4 FARMACIA OSPEDALIERA: MISSION E SUA ORGANIZZAZIONE PER AREE DI ATTIVITÀ LOGISTICA: OBIETTIVI E PROCESSI STRATEGICI E OPERATIVI -processi di pianificazione gestione farmaco e gestione scorte -processi di acquisizione farmaci -processi di gestione del magazzino -processi di preparazione farmaci -processi di gestione farmaco in reparto - processi trasversali per il mantenimento della salute logistica

5 Sperimentare e implementare modelli e strategie atte alla razionalizzazione e ottimizzazione delluso delle risorse in ambito di spesa farmaceutica - Potenziare il coinvolgimento di tutti gli operatori sanitari - Sperimentare e verificare la fattibilità di modelli integrati H/T in materia di appropriatezza prescrittiva e contenimento della spesa farmaceutica Identificare Pianificare Organizzare Gestire la propria rete di processi e interfacce (medici, tecnici, infermieri, ausiliari). Mission della Farmacia Ospedaliera 5

6 produzione galenica tradizionale informazione sul prodotto farmaceutico approvvigionamento e stoccaggio reintegro armadi farmaceutici gestione prontuario e repertorio Funzioni tradizionali 6

7 FUNZIONI INNOVATIVE richieste alla F.O. Pianificazione e controllo dei farmaci Informa- tizzazione della logistica Galenica clinica Allestimento terapie personalizzate compounding dosi unitarie dosi pediatriche farmaci orfani Budget- tizzazione Farmaco economia Controllo Qualità Supporto in fase di dimissione Sperimentazioni cliniche Farmaco- e Dispositivo vigilanza Farmaco epidemiologia Gestione prontuario e repertorio Informazione Dispensazion e del prodotto farmaceutico Approvvigio namento e logistica Produzione galenica tradizionale Vigilanza 7

8 U.O. FARMACIA AREA DELLA INFORMAZIONE Centro di informazione e documentazione sulluso dei farmaci Consulenza e supporto alle unità operative per la terapia Informazione sulle norme di sicurezza relative ai prodotti gestiti AREA APPROVVIGIO NAMENTI Elaborazione Documentazione tecnica per gli acquisti Approvvigionamento dei materiali gestiti in transito Approvvigionamento dei materiali gestiti a scorta AREA DELLA LOGISTICA Gestione dei depositi materiali Distribuzione dei materiali ai centri di costo Distribuzione diretta e strutture convenzio- nate (RSA, carceri ecc) Organizzazione della farmacia ospedaliera per aree di lavoro 1 8

9 FARMACIA AREA DELLA PRODUZIONE GALENICA Produzione galenici magistrali e officinali Allestimento miscele nutrizionali e antiblastici Soluzioni sterili Produzione farmaci orfani Formulazioni personalizzate e sperimentali AREA PER IL CONTROLLO DI GESTIONE Gestione di procedure per la contabilità analitica Predisposizione sistema di reporting per produzione farmaci Analisi periodiche dei consumi e dei costi dei centri di costo AREA DELLA VIGILANZA Controlli sui materiali gestiti Controlli su Gestione dei Farmaci in reparto Gestione Procedure di recall Gestione Farmaci in sperimentazione clinica Organizzazione per aree di lavoro 2 9

10 La salute logistica 10 Significa la capacità di gestione coordinata della interfaccia tra: - medico prescrittore - logistica del farmaco - preparazione e distribuzione ai reparti della terapia/farmaco per paziente - somministrazione delle terapie L.Giuliani Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera Il Pensiero Scientifico Editore Collana Tracce SIFO ARSS Veneto: Governo del Farmaco elementi organizzativi e tecnologie. Pensiero Scientifico ed Salute logistica: interfaccia tra processi di logistica, strumenti e risk management.

11 Obiettivi della gestione logistica per le strutture sanitarie 11 Razionalizzazione della spesa sanitaria Riduzione scorte Riduzione costi di gestione Ottimizzazione delle risorse disponibili Contenimento dei rischi Prevenzione errori di somministrazione Monitoraggio in tempo reale delle terapie Rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario Rinaldi M. Cure virtuose nellarmadio. Il Sole 24 ore Sanità, Novembre 2007, pag. 30. M.E.Amalfitano, L.Martelli, A.Racca, M. Rinaldi, F.Venturini GESTIONE DEI MEDICINALI IN OSPEDALE ATTRAVERSO LUSO DELLETECNOLOGIE: ANALISI DELLA SITUAZIONE ESISTENTE E PROPOSTE OPERATIVE. Documento SIFO giugno 2008

12 Gestione delle scorte: le migliori pratiche possibili 12 Gestione del magazzino, approvvigionamento e distribuzione presso ununica struttura al servizio di diverse unità di cura ospedaliere e/o territoriali (ad esempio, magazzino di area vasta). Gestione unificata dei dati di codifica, inventario, pianificazione e movimentazione dei prodotti farmaceutici ed economali. Unificazione dei processi di richiesta, ripristino scorte ed evasione ordini tra le diverse strutture di cura e la Farmacia. ARSS Veneto: Governo del Farmaco elementi organizzativi e tecnologie. Pensiero Scientifico ed. 2009

13 Logistica del farmaco: punti chiave 13 Obiettivo tracciabilità Controllo in tempo reale dei farmaci disponibili in farmacia, laboratori e reparti ospedalieri, per confezione o dose singola. Obiettivo monitoraggio del fabbisogno Determinazione del fabbisogno puntuale e delle modalità dutilizzo dei farmaci in reparto, tramite la gestione informatizzata del ciclo terapia-prescrizione- somministrazione. Obiettivo tracciabilità farmaco - paziente Verifica dellassociazione farmaco-paziente in fase di somministrazione e movimentazione dei farmaci. L.Giuliani Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera. Il Pensiero Scientifico Editore Collana Tracce SIFO 2009

14 Cosa gestisce la Farmacia 14 Gestione delle scorteLogistica del farmaco Farmaci e Beni magazzini fornitori Reparti e pazienti L.Giuliani. Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera. Il Pensiero Scientifico Editore Collana Tracce SIFO 2009

15 Processo di pianificazione degli acquisti 15 Pianificazione degli acquisti Calcolo dei fabbisogni per il ripristino delle scorte e creazione di proposte di ordini, in base sulla situazione corrente dello stock, alle richieste in essere, alle previsioni e a eventuali forzature Proposte di ordini bilanciate su domanda reale e previsionale Rispetto di vincoli su tempi (calendari di spedizione e di ricezione), scadenze, lotti, listini fornitori, ordini multi-prodotto

16 Processi di pianificazione delle domanda e degli acquisti 16 Pianificazione della domanda Calcolo di previsioni elaborate in base ai dati storici di consumo, alle giacenze attuali e agli ordini in essere, finalizzate a ridurre gli immobilizzi. Previsione garantendo al tempo stesso la disponibilità per far fronte alla domanda effettiva. Strumenti:Report di consumo, (trend, stagionalità, frequenze di consumo). Raccolta informazioni dal bacino di utenti (forzature, eventi non previsti, budget assegnato ai reparti) Pianificazione delle scorte Calcolo dei livelli ottimali di scorte per ciascun prodotto nei vari punti della rete distributiva, ottimizzando costi e livelli di servizio per gli utilizzatori finali. In base alle previsioni e agli obiettivi economici stabiliti, viene stimata la disponibilità richiesta a magazzino per far fronte alla domanda. Analisi quantitativa della relazione del costo delle scorte e livello di servizio per definire la politica di approvvigionamento del magazzino e dei punti di consumo

17 Processi operativi interni alla Farmacia 17 Preparazione merce, scarico magazzino, preparazione documenti, gestione ritiro merce, gestione urgenze Spedizione

18 Processo gestione magazzino 18 Riordino Gestione delle richieste di beni e farmaci, a partire dal catalogo aziendale/di area vasta o richieste di beni non a catalogo. Le richieste sono soggette a un iter di validazione interno, definito sulla base della competenza del soggetto validatore (ad esempio l acquisizione di farmaci è validata dal farmacista ospedaliero) Strumenti: Matrice dei vincoli, stabilita in base alla classe merceologica, al centro di costo richiedente, alla quantità, allimporto Ricevimento Gestione di carichi, scarichi, giacenze, riordini,sulla base di politiche predefinite in base al materiale e al singolo reparto richiedente Strumenti:Tecniche generalizzate di gestione magazzini

19 Processi per la gestione delle scorte: gestione fisica del magazzino 19 Gestione Fisica Magazzino - inventario movimentazione interna - etichettatura - gestione locazioni - gestione scadenze - abbassamenti di stock - visibilità scorte sullintera rete logistica (magazzini centrali e periferici dellospedale, reparti)

20 Processi di preparazione del farmaco 20 Preparazione Gestione dei dati tecnici di composizione dei farmaci e del processo produttivo, con gestione dei residui e degli scarti Integrazione con sistema clinico per presa in carico delle terapie Controllo produzione Gestione delle preparazioni in base a calendario delle terapie. Movimentazione dei componenti e attrezzature in laboratorio Scarico automatico delle quantità di componenti al rilascio del prodotto Stoccaggio Confezionamento delle preparazioni in packaging adeguato Stoccaggio delle preparazioni in ambienti idonei (esempio: gas, esplosivi, farmaci ad alto rischio)

21 Processi di gestione del farmaco in reparto 21 Movimentazione Registrazione dei movimenti e delle giacenze per qualsiasi locazione gestita nell ambito del processo logistico/produttivo (armadi di reparto, aree di lavoro, carrelli) Sistemi per multi-magazzino /presidio Sistema integrato con i magazzini di reparto e di area vasta, al fine di visualizzare i livelli di scorta complessivi costantemente aggiornati Somministrazione/ consumo Integrazione delle terapie con liste di prelievo per la tracciabilità dei movimenti di farmaci Controllo della corrispondenza farmaco/terapia Scarico automatico dei farmaci consumati allatto della somministrazione smaltimento Gestione dei contenitori e degli scarti di lavorazione. Gestione delle procedure di smaltimento in funzione delle tipologie di materiali e dei trattamenti richiesti Tecniche per l identificazione dei contenitori e il controllo

22 Processi trasversali alla logistica 22 Supporto alla definizione della certificazione della qualità dei processi della Farmacia Definizione dei processi di certificazione della qualità, dall acquisizione del farmaco fino al suo smaltimento, con particolare attenzione alla gestione dei rischi clinico e chimico, consentendo un risparmio sulle polizze assicurative Gestione del rischio chimico Utilizzo di particolari dispositivi in fase di diluizione per garantire il personale da rischi di contaminazione Gestione del rischio clinico Durante tutti i processi operativi identificati (dalla prescrizione, alla diluizione, alla somministrazione) è fondamentale verificare che: L.Giuliani Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera Il Pensiero Scientifico Editore Collana Tracce SIFO 2009 I farmaci vengano prescritti nel modo corretto (principi attivi, ancillari, dosi, ordine di somministrazione, tempi) e vengano attribuiti al paziente corretto La preparazione dei boli deve avvenire in base alle indicazioni di prescrizione I farmaci devono essere somministrati al paziente corretto, nell ordine stabilito e con le modalità prescritte.


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