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Strumenti e attività degli uffici stampa IL COMUNICATO STAMPA.

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Presentazione sul tema: "Strumenti e attività degli uffici stampa IL COMUNICATO STAMPA."— Transcript della presentazione:

1 Strumenti e attività degli uffici stampa IL COMUNICATO STAMPA

2 Un buon comunicato non dovrebbe occupare più di un paio di cartelle, meglio se riesce ad essere condensato solo in una. Attenzione a non scrivere troppo fitto: la spaziatura fra le righe dovrebbe consentire al giornalista di prendere il foglio e fare le dovute correzioni A margine, lindicazione del nome e del numero di telefono diretto di chi contattare per ulteriori informazioni, di solito il capo ufficio stampa o il collaboratore che segue in prima persona quel tema Grafici, tabelle e fotografie sono optional del comunicato stampa, non di rigore, ma neanche da scartare Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

3 Scritto in modo giornalistico Un comunicato deve riferire una notizia, e deve farlo usando le parole giuste nel numero giusto La struttura logica dovrebbe essere quella di una articolo di giornale: si deve subito e semplicemente dire quando, dove e che cosa avviene Un inizio che contenga una sintesi del messaggio principale e poi una serie di informazioni che affrontano i diversi aspetti della questione Solo alla fine, può contenere anche un commento attribuito in prima persona ad una persona del vertice Es. Commentando tale accordo, Mario Rossi, presidente della società, ha affermato… Es. Se dobbiamo scrivere un comunicato stampa per informare che una strada va chiusa il giorno X per lavori di manutenzione daremo la notizia esattamente in questi termini, senza gonfiarla Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

4 Modello per scrivere un comunicato è lagenzia di stampa 1.Flash iniziale (la notizia nuda e cruda in una o due righe) 2.La notizia vera e propria (il take, 145 parole) 3.Il servizio giornalistico (756 parole) 4.Lapprofondimento (379 parole) 5.La scheda di appoggio storico (ricordiamoci di quando… 738 parole) Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

5 Compito dellufficio stampa è quello di assicurare lelaborazione e lefficace attuazione dei programmi per la diffusione omogenea e coerente dellimmagine aziendale, mediante il reperimento, la selezione, la predisposizione e la divulgazione di obiettivi, contenuti e risultati aziendali. A tal fine, lufficio stampa mantiene e potenzia i rapporti con i mass-media e con gli organismi istituzionali e associativi del giornalismo. Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Un giornalista che lavora in un ufficio stampa dovrà integrare la preparazione in comunicazione con quella manageriale

6 I rapporti con i centri dinformazione (1) Individuazione, selezione e classificazione dei centri di informazione di interesse per limpresa Far pervenire sempre tutte le informazioni giuste solo al destinatario finale giusto. Avendo classificato a monte i pubblici esterni allimpresa e rilevato le loro motivazioni, è abbastanza facile reperire e selezionare i centri dinformazione relativi e, allinterno di ciascuno di essi, le rubriche, le pagine, i servizi attinenti alle materie di interesse di ciascun pubblico Le notizie marginali potremmo ometterle, oppure affidarle ad un secondo comunicato di approfondimento, oppure ad altri mezzi. Comunque valutiamo sempre se una omissione rischia di rovinare i nostri rapporti con un eventuale settore interessato alla diffusione di quella notizia Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

7 I rapporti con i centri dinformazione (2) Raggruppare tutta la stampa selezionata in classificazioni omogenee, per materia trattata e per pubblico di lettori; tale classificazione troverà il suo utilizzo anche nel taglio e nella distribuzione delle notizie Linvio di informazioni ai media in maniera generica produce dispersione data la quantità dei comunicati da essi ricevuti quotidianamente, per cui è opportuno individuare e registrare, a fronte di ciascuna testata e di ciascuna rubrica al suo interno, il nominativo del giornalista responsabile, al quale verranno nominativamente indirizzate le comunicazioni Il successo dellattività di un ufficio stampa è condizionato dalla sua capacità di ottenere la comprensione, la simpatia e quindi il concorso dei giornalisti, mediante un rapporto personale a carattere continuativo e organizzato Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

8 Rapporti con i giornalisti 1.Invio sistematico con cadenza programmata di una sintesi di notizie di carattere aziendale, relative a tutto il ventaglio delle attività svolte in un determinato periodo e corredate da dettagliata documentazione. Il giornalista deve vivere lazienda; solo così potrà valutare il contenuto e linteresse dei vari comunicati stampa e dare loro il rilievo e il seguito voluti o in alternativa essere stimolato ad approfondire alcuni aspetti che possano prestarsi alla stesura di una notizia originali o di un servizio speciale; 2.Invio periodico e sistematico ai giornalisti per partecipare a eventi aziendali interni o esterni; 3.Stimolo per effettuare servizi, inchieste e interviste su temi di particolare interesse per il giornalista e di sua specifica competenza e specializzazione, anche mediante il reperimento e la fornitura delle relative informazioni di base e il contatto con le persone idonee, per approfondire particolari punti. Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

9 Contenuto del comunicato stampa Il comunicato stampa va diramato solo quando sussistano ragioni di effettivo interesse per il pubblico (non vale la pena di perdere tempo e sminuire il valore delle proprie comunicazioni, sommergendo i giornalisti con informazioni di irrilevante consistenza) Lufficio stampa dovrà filtrare la pressione per diramare certe notizie che sono rilevanti solo per qualche settore dellimpresa o dellistituzione pubblica La selettività nella diramazione di informazioni, nellottica dellinteresse del giornalista e del pubblico, è un elemento che qualifica nel tempo la fonte, e quindi aggiunge credibilità ai suoi messaggi Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

10 Oltre alla scrittura… Il comunicato stampa non dovrebbe mai essere abbandonato a se stesso, ma essere sempre preceduto e seguito da una telefonata, quanto meno ai redattori con i quali siamo in rapporti più amichevoli. Telefonate nelle quali spieghiamo a voce cose che non abbiamo potuto dire nel comunicato e presenteremo uno sfondo che renderà più interessante la sua pubblicazione Se il giorno successivo non sarà stato ripreso dagli organi di stampa sui quali contavamo potremmo fare una telefonata ai nostri amici redattori, per informarci sui motivi della mancata pubblicazione. Stando bene attenti a non esprimere irritazione ma solo rammarico. Questo ci farà diventare creditori e ci garantirà (forse) una maggiore attenzione la volta successiva Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

11 Il fattore tempo I comunicati devono arrivare in mattinata o nel primissimo pomeriggio Il rischio è che il comunicato sia rimandato alla mattina seguente I comunicati possono arrivare alle otto o alle nove di sera solo se hanno una priorità assoluta Se un giornale scopre che una notizia è stata pubblicata già da un altro, può decidere di non riprendere una notizia che è diventata già vecchia Una manovra condotta male rischia di portare a una copertura parziale e insoddisfacente Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

12 Lembargo Nato per risolvere il problema della tempestività e dare lopportunità a tutti i media di preparare la notizia Consiste nel chiedere ai giornali di non pubblicare la notizia (e alle agenzie di non diffonderla) prima di una certa ora e di una certa data indicata con chiarezza alla testa del comunicato Il vantaggio: allazienda consente di agire con calma e precisione, ai giornali di non farsi prendere alla sprovvista Il rischio è che qualcuno non rispetti il vincolo di natura etica, un accordo fra gentiluomini, e bruci la notizia pubblicandola in anticipo Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

13 Lappoggio Ci sono comunicati stampa che annunciano un avvenimento, un convegno oppure una conferenza stampa In questo caso lobiettivo è quello di farlo pubblicare dal maggior numero di media in modo da attirare la massima attenzione sul successivo evento Lappoggio consiste nel telefonare al giornalista per avvertirlo dellinvio del comunicato Per il giornalista, lappoggio è una seccatura tremenda Lappoggio deve servire a suscitare lattenzione: limportante è farlo prima della diffusione del comunicato, dandogli quindi un carattere di messa in allerta, mentre a diffusione già avvenuta, rischia di assumere il tono di un controllo sulleffettiva pubblicazione Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

14 Lappoggio, quando e perché… Va utilizzato usando il buon senso e poche volte Completezza: Va usato per spiegare alcune informazioni che non potevano essere messe, per qualche ragione, nero su bianco,ma soltanto spiegate a voce. Chiarezza: A volte può succedere che ci si accorga di una frase che può suscitare qualche equivoco. Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

15 Il taglio della notizia Una certa notizia di base può interessare per certi suoi aspetti particolari più di una fascia di pubblico ed essere quindi destinata a più testate e a più rubriche al loro interno La notizia sarà pertanto confezionata a seconda del suo destinatario finale, a ciascuno dei quali verrà trasmessa in forma diversa Una stessa notizia potrebbe comparire, se ben strutturata, su tutto larco della stampa e delle varie rubriche, da quella politica a quella mondana, raggiungendo quindi anche quei pubblici che non avrebbero percepito levento, se fosse stato divulgato solo attraverso testate e rubriche che non sono di normale lettura Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

16 Articolazione del comunicato stampa Il giornale si riserva sempre la facoltà di tagliare il comunicato, in ragione dello spazio disponibile per la pubblicazione e delleffettivo interesse di tutti i suoi contenuti. Quindi devono prestarsi ad un lavoro di forbici Un comunicato stampa, anche lungo, deve essere costruito in maniera modulare, con periodi brevi, ciascuno autosufficiente rispetto al suo contenuto, cosicché ne possano pubblicare uno o più periodi, anche se non nellordine trasmesso, senza alterarne il significato dellinformazione Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

17 Articolazione del comunicato stampa (2) Usare un linguaggio chiaro e senza ridondanze Dare coerenza ai vari punti trattati, facendo attenzione a non saltare da un punto allaltro in maniera discontinua Equilibrare la trattazione o la descrizione dei vari aspetti della notizia, evitando di dare troppo spazio a elementi marginali Adottare la tecnica sandwich per le notizie negative, inserendole tra un incipit e un finale positivi Fare attenzione alle ripetizioni Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

18 LABC delladdetto stampa Accuratezza: essere sicuri di ciò che si scrive, controllare le informazioni presso la fonte ufficiale, controllare le cifre, i dati, evitare gli errori di grammatica e di sintassi Brevità: concentrare il comunicato nel minor numero di parole, abolendo aggettivi e avverbi superflui e ogni altro tipo di involuzione Chiarezza: parlare lo stesso linguaggio del lettore, ossia del giornalista, che a propria volta dovrà parlare quello dei suoi lettori; facilitargli il compito vorrà dire migliorare il risultato che si desidera ottenere –Unidea in ogni periodo –Un concetto compiuto in ogni frase –Sequenze lineari di soggetto, verbo e complemento Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

19 Usare una forma grafica che evidenzia la notizia, una specie di guida allessenziale –Tutto maiuscolo i titoli; –In bold i sommarietti; –In corsivo le parole chiave del testo; –Scrivere in caratteri del tipo Helvetica, più lineari e con meno rischi di impastature, soprattutto via fax o in fotocopiatura Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

20 Il titolo…. è utile? Sempre Il titolo illustra in modo sintetico i contenuti del testo Consente di capire che cosa contiene il comunicato Deve essere breve Deve puntare su uno o massimo due elementi chiave Lo scopo è di informare evitando gli slogan pubblicitari Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

21 Il titolo e lintestazione può indurre il giornalista a leggere (e forse pubblicare) la notizia, oppure a lasciare il foglio in mezzo ai tanti che ingombrano la sua scrivania (o il suo programma di posta elettronica) Es. il Comune ha indetto un bando per un progetto di integrazione sociale: BANDO PUBBLICO PER LA REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO BIENNALE DI INTEGRAZIONE SOCIALE PER CITTADINE IMMIGRATE STRANIERE È una notizia più o meno interessante, ma se aggiungiamo come sottotitolo… FINO AL 10 NOVEMBRE LE DOMANDE DI PARTECIPAZIONE Forse attiriamo di più linteresse del giornalista che può scrivere: Scade domani… ecc. Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

22 Editing Controllare i testi, con attenzione alle regole più importanti, migliorerà leffetto della comunicazione Formulare una serie di norme, che non sono regole, bensì suggerimenti, anche se elementari, riguardanti: –Abbreviazioni –Accenti –Apostrofo –Il corsivo –Maiuscolo/minuscolo –Abbreviazioni delle unità di misura –I numeri –Le parentesi –I puntini di sospensione, il trattino e le virgolette Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

23 Come non scrivere un comunicato stampa: Presentazione di una mostra di sculture (parte centrale) –La tridimensionalità, nella sua accezione classica, è sconvolta e contraddetta dallatto di comprensione formale di tanti avvenimenti tematicamente concettuali e spirituali: non è un momento di descrizione e rappresentazione degli oggetti e dello spazio naturalistico. Lo spazio mentale si trasforma in visioni fisiche che trovano rifugio e sospensione, insieme, in una verticalità altamente religiosa e unorizzontalità esasperatamente romantica, oppressiva,dove,luna e laltra vengono celate da un gesto allusivo sullopera Sponsorizzazione (incipit) –Il rombo nasce cupo, possente. È un tuono che cresce con progressione inusitata mentre lo scafo vibra, geme sotto la spinta poderosa che le due eliche imprimono con sempre maggior vigore. Una barca dalla linea affusolata, quasi un missile. A prua tre figure umane cui la tuta e il casco integrale danno sembianze umane. Il mare si increspa, le onde corrono veloci… Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

24 Tre maestri per scrivere un comunicato Italo Calvino, nelle Lezioni Americane suggerisce sei parole chiave per il terzo millennio –Leggerezza –Rapidità –Esattezza –Visibilità –Molteplicità –Coerenza Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

25 Ernest Hemingway indicava come modello di scrittura il Manuale di stile del Kansas City Star, giornale per il quale lavorava in gioventù –Usa frasi brevi –Usa attacchi brevi –Usa una lingua robusta –Sii positivo, non negativo –Evita il passivo –Elimina ogni parola superflua Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa

26 George Orwell scriveva nel saggio Politics and the English language: –Non usare mai metafore, similitudini o altre figure retoriche che sei abituato a vedere sulla stampa –Non usare mai una parola lunga se ce nè una più corta –Se puoi tagliare una parola tagliala sempre –Non usare mai la forma passiva quando puoi usare quella attiva –Non usare mai una parola straniera, un termine scientifico o una espressione gergale quando cè un equivalente nella lingua quotidiana Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa


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