NOTE GENERALI LUfficio Stampa, incaricato di curare i collegamenti con gli organi di informazione sulla base delle direttive impartite dai vertici istituzionali,

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3 NOTE GENERALI LUfficio Stampa, incaricato di curare i collegamenti con gli organi di informazione sulla base delle direttive impartite dai vertici istituzionali, si rapporta con gli organi istituzionali e tutti i settori e i servizi dellEnte. Attualmente è composto da due giornalisti iscritti allOrdine, uno nelle vesti di responsabile e laltro in quelle di collaboratore/sostituto.

4 Quale struttura di carattere istituzionale per il soddisfacimento di interessi che appartengono alla comunità tutta dei cittadini, la sua attività si ispira ai canoni deontologici della professione giornalistica Il responsabile è vincolato nella sua azione da criteri di trasparenza, chiarezza e tempestività, come recita testualmente il comma 3, dellarticolo 9, della legge 150/2000 Al suo responsabile sono attribuiti compiti di promozione e di gestione di iniziative editoriali di informazione istituzionale con autonomia di ispirazione propositiva NOTE GENERALI

5 Il responsabile dellUfficio Stampa mantiene i rapporti con i giornalisti e coordina le attività di informazione che amministratori e uffici indirizzano al sistema dei media locali e nazionali, è un giornalista iscritto allOrdine dei Giornalisti, comunica e trasmette in modo corretto, coerente, completo, ha codici da rispettare, non può esercitare attività nei settori radiotelevisivo, del giornalismo, della stampa e delle relazioni pubbliche NOTE GENERALI

6 LUfficio Stampa si occupa: della redazione di comunicati riguardanti l'attività dell'Amministrazione; dellorganizzazione di conferenze, incontri, convegni ed eventi stampa; della realizzazione di una rassegna stampa quotidiana informatizzata consultabile sulla Intranet; della cura redazionale delle newsletter istituzionali e di altri prodotti editoriali; della stesura di testi, interventi per pubblicazioni e manifestazioni;

7 LUfficio Stampa si occupa: della gestione delle relazioni degli organi istituzionali con i mass media; della redazione e cura editoriale dei periodici comunali e del Bollettino ufficiale del Comune; della organizzazione di interviste con gli amministratori; della realizzazione di dossier su temi di particolare rilievo; della cura e realizzazione di dossier fotografici.

8 Conferenze Stampa E opportuno utilizzare con moderazione lo strumento della conferenza stampa, che non necessariamente vale ad avere maggiore spazio sui media. Spesso una buona nota scritta, inviata tempestivamente, ottiene migliori risultati ed e più apprezzata dalle redazioni. Le conferenze stampa debbono essere agili. Sono sconsigliate le conferenze stampa alle quali sono invitate numerose persone nella veste di relatori.

9 Relazioni con i media Emittenti televisive locali: Telecolor Telesolregina RAI 3 – Lombardia Studio 1 TV Emittenti radiofoniche locali: Radiocittanova Radio 883

10 Settimanali locali: La Vita Cattolica Il Piccolo In Primapagina Il Nuovo Torrazzo Bimestrali: Cremona Produce

11 Quotidiani locali: La Provincia di Cremona Quotidiani nazionali: Corriere della Sera Il Giorno Libero Avvenire

12 Giornali online: Il Vascello Cremona Oggi Vivere Cremona Welfare Cremona Cives Cremona Inviato Quotidiano

13 Relazioni con i media Interviste Le richieste vengono indirizzate allUfficio Stampa che, verificata la disponibilità del Sindaco e degli Assessori, provvede a fissare gli incontri ed attivare le singole segreterie perché mettano a disposizione eventuale documentazione e materiale informativo

14 Relazioni con i media Fatti salvi il diritto di informazione e il principio della trasparenza dellattività della pubblica amministrazione, si consiglia di ricevere i giornalisti solo previo appuntamento in modo che venga salvaguardato da un lato il loro diritto ad informare, dallaltro quello degli amministratori a svolgere la propria attività senza continue interruzioni

15 Relazioni con i media Il monitoraggio LUfficio Stampa compie un monitoraggio quotidiano delle lettere e degli articoli riguardanti lAmministrazione Comunale che vengono pubblicati sugli organi di informazione disponibili in modo da evidenziare agli amministratori eventuali criticità, oppure la necessità di repliche, precisazioni o rettifiche. E chiaro che la decisione finale spetta allamministratore sentito il parere dellUfficio Stampa

16 Rapporti con il Sindaco LUfficio Stampa deve essere messo periodicamente al corrente degli appuntamenti e degli impegni istituzionali e degli incontri del Sindaco, così da potere dare risposte esaurienti ai giornalisti che chiedono informazioni. E questo un valido strumento anche per una valutazione circa lopportunità o meno di darne notizia ai media, in modo da controllarne meglio limpatto sullopinione pubblica, evitando, per quanto possibile, che trapelino notizie senza un opportuno filtro. Questo consente inoltre allUfficio Stampa di predisporre in tempo utile, se necessario, schede informative su particolari eventi ed appuntamenti, nonché tracce per interventi pubblici, introduzioni e presentazioni. Fondamentale in questo senso è lo stretto rapporto che deve intercorrere tra lUfficio Stampa e lUfficio di Gabinetto

17 Rapporti con il Consiglio Comunale Dopo che lUfficio di Presidenza del Consiglio Comunale ha stabilito lordine di trattazione degli argomenti iscritti, lUfficio Stampa provvede a redigere come stabilito lordine del giorno che, completo con i testi di interrogazioni, mozioni e ordini del giorno, viene inviato a tutti i media perché possano seguire, opportunamente documentati, i lavori dellassemblea

18 Rapporti con il Consiglio Comunale Il responsabile dellUfficio Stampa ha sino ad ora seguito i lavori del Consiglio per redigere il resoconto finale che viene inviato poi agli organi di informazione Per accelerare i tempi di redazione del resoconto e quindi la tempestività di trasmissione ai giornalisti, le segreterie dei singoli assessori, debitamente avvertite, debbono inviare in anticipo, anche solo di qualche ora, le risposte che gli amministratori danno alle interrogazioni dei consiglieri comunali, oppure gli interventi o le note scritte che vengono pronunciate a corollario di delibere e mozioni

19 Rapporti con il Consiglio Comunale Lesperienza di questi anni ha dimostrato che è materialmente impossibile riassumere gli interventi di tutti i consiglieri che intervengono sugli argomenti in discussione. Da qui la proposta di citare nel resoconto i nomi dei consiglieri che sono intervenuti nel dibattito. Sarà poi compito del giornalista, se interessato, approfondire uno specifico argomento. Per dare maggiore visibilità ai lavori del Consiglio si potrebbe valutare la possibilità di trasmettere le sedute in streaming sul sito del Comune, così come avviene in alcune città

20 Rapporti con le Commissioni Consiliari LUfficio Stampa provvede a comunicare, con debito anticipo, agli organi di informazione il giorno in cui si riuniscono le commissioni consiliari e gli argomenti che saranno trattati. I segretari delle singole commissioni inviano allUfficio Stampa, attraverso posta elettronica, gli avvisi di convocazione delle commissioni. Su richiesta dellUfficio Stampa devono inoltre attivarsi per fornire la documentazione che può essere richiesta dai giornalisti che partecipano alle sedute e che intendono avere il materiale necessario alla stesura del proprio pezzo

21 Rapporti con la Giunta Comunale Come da prassi consolidata, lUfficio Stampa, ricevuto lordine del giorno della Giunta, provvede subito ad individuare, tra gli oggetti iscritti, quelli che rivestono un interesse giornalistico e che possono essere divulgati. Fatta questa valutazione, lUfficio Giunta mette a disposizione le delibere e le relazioni che, opportunamente rielaborate, costituiranno il contenuto del resoconto da illustrare alla stampa al termine dei lavori della Giunta. Le segreterie degli Assessori, informate degli oggetti che vanno comunicati, provvedono ad attivarsi per inviare allUfficio Stampa, a mezzo posta elettronica, tutto il materiale, anche fotografico, necessario a stendere il resoconto- comunicato finale

22 Rapporti con la Giunta Comunale Un discorso a parte meritano le comunicazioni iscritte in Giunta. Per la loro riservatezza è opportuno che durante la seduta, una volta esaminata la pratica, venga valutata anche lopportunità se darne notizia ai media attraverso il resoconto finale. Diversamente sintende che la comunicazione va ritenuta riservata fino a diversa disposizione

23 Rapporti con i Settori e i Servizi E fondamentale che lUfficio Stampa venga tenuto costantemente al corrente delle diverse problematiche e che gli vengano forniti gli strumenti necessari a dare informazioni corrette: documentazioni, dossier, relazioni di progetti e quantaltro serva a questo scopo. Tutti i Settori ed i Servizi debbono pertanto assicurare un flusso costante di informazioni verso lUfficio Stampa su progetti e procedimenti in essere;

24 Rapporti con i Settori e i Servizi debbono rivolgersi allUfficio Stampa qualora ravvisino leventualità che si verifichino situazioni di criticità, oppure se ritengono di comunicare allesterno, attraverso i media, una particolare situazione oppure informazioni di servizio o di qualsiasi altro tipo, che siano però di interesse per la pubblica opinione. E importante lapporto dei responsabili dei singoli Settori e Servizi per eventuali risposte o precisazioni da fornire ai mezzi di informazione qualora se ne ravvisi la necessità

25 Lettere alle testate La tempestività della risposta è fondamentale Spetta al Sindaco o allAssessore di riferimento valutare lopportunità di intervenire o meno con una risposta oppure, sentito il parere dellUfficio Stampa, valutare iniziative alternative, quali, ad esempio, la richiesta di unintervista chiarificatrice

26 Lettere alle testate Qualora la formulazione delleventuale risposta sia invece di competenza dei Direttori dei Settori/Servizi, sarà loro compito, una volta acquisito il parere preventivo del Direttore Generale, formulare, se del caso, una traccia della risposta da dare

27 Lettere alle testate Spetta allUfficio Stampa strutturare la lettera con taglio giornalistico e in un linguaggio semplice e chiaro che sarà poi diffusa, previo nulla osta del Direttore Generale

28 La Rassegna Stampa Informatizzata LUfficio Stampa, giornalmente ed in economia, redige una rassegna stampa monitorando le testate giornalistiche a propria disposizione. Gli articoli sono classificati per testata, argomento ed autore e sono anche raccolti in fascicoli e sono inseriti, attraverso un apposito programma, sulla Intranet. Sono abilitati a consultarla tutti gli assessori, i loro segretari, i dirigenti, le posizioni organizzative, ed altri dipendenti che lo hanno chiesto per motivi legati alle proprie mansioni

29 Le Pubblicazioni LUfficio Stampa cura la redazione del Bollettino Ufficiale del Comune, del periodico interno Cremona-Notizie in Comune e del periodico esterno Cremona in Comune. Il responsabile dellUfficio Stampa ne è il direttore responsabile. Le tre pubblicazioni sono registrate presso il Tribunale di Cremona

30 Le Pubblicazioni Bollettino Ufficiale del Comune di Cremona Viene inviato settimanalmente online a tutti coloro che hanno chiesto di riceverlo compilando lapposito modulo che si trova sul sito del Comune (attualmente gli iscritti sono oltre 700). Riporta gli atti ufficiali del Comune: ordinanze, autorizzazioni, determinazioni, deliberazioni di Giunta e di Consiglio, ecc. Linserimento dei dati avviene a cura degli operatori del Servizio Comunicazione, spetta quindi allUfficio Stampa la verifica finale dei contenuti. LUfficio Stampa provvede quindi alla spedizione

31 Le Pubblicazioni Cremona-Notizie In Comune E il periodico destinato a tutti i dipendenti comunali. LUfficio Stampa ne cura limpaginazione e la distribuzione che avviene online a tutti i dipendenti. Ne vengono stampate solo 250 copie cartacee dal Centro Stampa per coloro che non dispongono di un postazione Internet. I testi sono redatti, in base agli argomenti individuati, da personale interno oppure direttamente dallUfficio Stampa che provvede anche alla cura editoriale complessiva del periodico che ha cadenza bimestrale e che si compone di otto pagine a colori

32 Le Pubblicazioni Cremona In Comune La rivista è mensile, si rivolge ai cittadini e viene distribuita attraverso tutte le edicole e una ventina di dispenser collocati nei punti strategici della città, comprese le periferie. Per lanno in corso sono previste dieci uscite (la pubblicazione del periodico è stata infatti sospesa nei due mesi della campagna elettorale) con una tiratura mensile di 12.000 copie

33 Le Pubblicazioni Cremona In Comune Si tratta di uno strumento operativo per promuovere lattività dellEnte nei confronti del territorio e nello stesso tempo strumento per dialogare con i cittadini. La raccolta pubblicitaria, la realizzazione grafica e la distribuzione di Cremona in Comune sono in carico, sino al 31 dicembre 2009, alla ditta Info.Media s.r.l. con sede a Cremona

34 Le Pubblicazioni Cremona In Comune AllUfficio Stampa spetta il compito di coordinare tutta la parte editoriale, di correggere le bozze, titolare i pezzi e realizzare alcuni articoli o servizi che non necessitano di interviste agli amministratori