Le-procurement nella PA Febbraio 2002 Il Comitato dei Ministri per la Società dellInformazione individua i 10 obiettivi di legislatura per la digitalizzazione.

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2 Le-procurement nella PA Febbraio 2002 Il Comitato dei Ministri per la Società dellInformazione individua i 10 obiettivi di legislatura per la digitalizzazione dellamministrazione. Il IV obiettivo fissa al 50% la percentuale della spesa pubblica da realizzare tramite e-procurement, per una cifra che nel 2005 dovrebbe raggiungere i 12.000 milioni di Euro. Aprile 2002 Il DPR n. 101, Regolamento per lespletamento da parte delle Amministrazioni Pubbliche di procedure telematiche di acquisto per lapprovvigionamento di beni e servizi, sancisce la possibilità anche da parte delle PAL di utilizzare le-procurement per ottimizzare i propri acquisti.

3 Possibilità anche per Enti locali e aziende pubbliche di utilizzare procedure telematiche per lacquisto di beni e servizi Acquisti sia di importo inferiore sia di importo superiore alla soglia di rilievo comunitario Definizione di soluzioni di e-procurement come sistema informatico per lo svolgimento di gare telematiche sia nella modalità di busta chiusa sia nella modalità di asta al ribasso con rilanci multipli. Il Regolamento - pubblicato sulla G.U.R.I. n. 125 del 30.5.2002 - apre unepoca nuova per la razionalizzazione e la riduzione della spesa dellamministrazione pubblica DPR n. 101: il regolamento

4 La soluzione PublicBuy/1 In base alla normativa vigente, un sistema di e-procurement pensato per la PA deve integrare le diverse modalità di approvvigionamento ed ottimizzare i processi di acquisto. PVBLIC BUY E una soluzione ai bisogni della Pubblica Amministrazione Locale Non è un adattamento di un prodotto già esistente, ma è una soluzione originale nata dallo studio approfondito della normativa italiana e delle procedure della P.A. Nasce dalla esperienza di professionalità diverse e competenze specifiche nei settori della Funzione Pubblica, Gestione degli approvvigionamenti, Comunicazione e Informatica

5 Per utilizzare il servizio - erogato in modalità Client/Server o ASP - non servono dispendiosi investimenti in hardware e manutenzione. Tutto ciò che serve è un normalissimo PC ed un semplice collegamento ad internet. Allo stesso tempo PVBLIC BUY garantisce: La soluzione PublicBuy/2 funzionalità avanzate che seguono perfettamente il tradizionale flusso funzionale delle gare pubbliche elevati standard di sicurezza nellaccesso al sistema assoluta trasparenza delle transazioni massima protezione dei dati Con PVBLIC BUY lamministrazione può sperimentare gradualmente i vantaggi delle-procurement.

6 PVBLIC BUY è una soluzione globale: La soluzione PublicBuy/3 Piattaforma software Modulo di Formazione degli attori (Funzionari e Imprese) Modulo di Assistenza durante lintero ciclo di gara (P.A. e Imprese) Modulo di Comunicazione Modello di incentivazione dei dipendenti pubblici

7 NeMS: caratteristiche del sistema La piattaforma software è basata su NeMS (Negotiation electronic Management System), prodotto sviluppato interamente in Italia. Utilizza una tecnologia peer-to-peer che rende il sistema più solido rispetto a possibili problematiche legate alluso di browser Utilizzo di base dati su vari DBMS (Access – ORACLE – MySQL – etc.) Consente una gestione totalmente flessibile degli fornitori, senza necessitare di una pre-qualificazione degli stessi Gestione delle gare con modalità offerta economicamente più vantaggiosa Gestione delle gare a busta chiusa o a offerta dinamica multi-rilancio Possibile utilizzo di SMART CARD fornite dallAmministrazione Creazione di un Elenco Fornitori e Prestatori di Servizio organizzato per categorie e sottocategorie Reportistica completa (lettera invito, Bidding History, graduatorie,File log con dettaglio delle informazioni scambiate, Verbale di valutazione offerta tecnica, Verbale di valutazione di offerta economica, etc.)

8 NeMS: funzionalità NeMS consente la creazione di tutte le tipologie di gara attraverso la parametrizzazione di alcune funzioni: Produzione dofferta per: prezzo assoluto a corpo; ribasso percentuale rispetto al prezzo base a corpo; ribasso percentuale rispetto allelenco prezzi a misura posto a base di gara; prezzi unitari per le diverse voci indicate e di un prezzo complessivo risultante dalla sommatoria dei prodotti; Prezzo di apertura [ i.e. prezzo a base di gara ] visibile o non visibile; Previsione della possibilità per i fornitori di produrre una offerta in aumento o almeno pari rispetto al prezzo a base di gara; Migliore offerta corrente visibile o non visibile; Rilancio libero o rilancio condizionato; Auto-estensione attività di produzione dofferta in caso di ex-aequo; Possibilità di mostrare fornitori partecipanti e relative migliori offerte (chiusa lattività di produzione dofferta).

9 NeMS: peculiarità NeMS è stato progettato e sviluppato focalizzando lattenzione sulla semplicità ed affidabilità duso: Nessuna particolare competenza informatica necessaria Semplicità di gestione Assoluta libertà nella scelta del tipo di gara Snellimento delle procedure burocratiche Nessun limite circa la natura dei beni/servizi in gara Possibilità di utilizzo in modalità Busta chiusa Possibilità di utilizzo in modalità dinamica (Aste a rilancio multiplo) Libera scelta dei tempi di lancio e chiusura della gara Tracciabilità di tutte le fasi di negoziazione Assoluta trasparenza delle negoziazioni Drastica riduzione del tempo/costo del ciclo di svolgimento di gara Sicurezza (integrità e riservatezza) dei dati Eccezionale rapidità nella creazione di nuove gare

10 Formazione Lattività di formazione per i fornitori invitati a gara prevede: Lattività di formazione per il personale dellamministrazione prevede: Corso di formazione in aula presso la sede dellEnte tre giornate di 4h ciascuna materiale didattico documentale gare telematiche di esercitazione feedback report (valutazione dei risultati e del gradimento del corso) Modulo di auto-apprendimento materiale informativo demo auto-esplicativa Help on line integrati nel sito web dellamministrazione appaltante; Svolgimento di gare telematiche di prova

11 Assistenza Limplementazione di questa soluzione, comprende una attività di accompagnamento allo svolgimento dellattività di gara sia in fase di preparazione sia in fase di celebrazione della gara: Affiancamento durante la preparazione delle gare telematiche, anche ai fini della congruenza con le convenzioni Consip Presenza in loco di personale qualificato durante lo svolgimento delle prime tre gare telematiche esperite dallamministrazione Assistenza telefonica (tramite linea riservata) e via e-mail in fase di svolgimento di tutte le gare telematiche riservata ai responsabili del procedimento e alle imprese partecipanti.

12 Dalla esperienza specifica del gruppo Info – da 10 anni leader in Italia nel campo della comunicazione legale per la Pubblica Amministrazione – la soluzione PVBLIC BUY prevede lintegrazione di diverse forme di comunicazione al fine di garantire la massima evidenza pubblica alle gare telematiche esperite dallEnte: Comunicazione Inserimento dei documenti di gara nella banca dati telematica bandinlinea del sito web www.infopubblica.com (5.000 imprese registrate che partecipano a gare pubbliche) Invito ai fornitori iscritti nellAlbo fornitori dellEnte e nel costituendo Elenco Fornitori Nazionali (gestito da Infopubblica) Eventuale implementazione dellAlbo Pretorio Telematico integrato nel sito web ufficiale dellamministrazione Eventuale coordinamento editoriale della pubblicità istituzionale su tutti i giornali italiani (regionali e nazionali) e sugli organi ufficiali (GUCE, GURI e BUR)

13 Ladozione di nuove tecnologie e di nuove procedure è un processo complesso che richiede un notevole impegno da parte dei dirigenti e dei dipendenti della P.A. che possono sancire il successo o il fallimento di una iniziativa. Consapevoli del ruolo chiave che detti attori hanno nellattuazione del rinnovamento, abbiamo studiato un modello di incentivazione, legato ai risultati, che lEnte può adottare. Tale modello permette di premiare direttamente i dipendenti coinvolti nellottenimento degli obiettivi di risparmio e di efficienza che lamministrazione può ottenere attraverso limpiego della soluzione PVBLIC BUY. Incentivazione

14 La soluzione proposta da Infopubblica consente l'acquisto tramite gara telematica di qualsiasi tipo di bene o servizio, così come previsto dal DPR n. 101, ma può essere utilizzata anche per lo svolgimento di gare per lavori pubblici. Il software permette di riprodurre fedelmente le procedure tradizionali di negoziazione proprie di tutte le tipologie di gara, siano esse basate sul solo parametro economico o su più complessi criteri di aggiudicazione di natura tecnica e qualitativa. Le gare telematiche La soluzione PVBLIC BUY non interviene solo durante la fase dello svolgimento della trattativa economica, bensì regola e sovrintende lintero processo di gara.

15 Stesura Capitolato Preliminare Predisposizione del Bando Predisposizione del Bando Ricevimento Offerte Valutazione Offerte Aggiudicazione Contrattualizzazione Ricerca fornitori Espletamento Gara Le gare telematiche Comunicazione Esterna Comunicazione Esterna Richiesta Informazioni Richiesta Informazioni Qualificazione Imprese (opzionale) Qualificazione Imprese (opzionale) Inviti Imprese Inviti Imprese Il ciclo di gara In rosso le fasi di gara assistite da PVBLIC BUY In blu quelle non assistite, ma gestibili telematicamente

16 - Albo Pretorio - (Giornali) - (Organi Ufficiali) - Albo Pretorio - (Giornali) - (Organi Ufficiali) Comunicazione Esterna Comunicazione Esterna Richiesta Informazioni Richiesta Informazioni Inviti Imprese Qualificazione Imprese (Opzionale) Qualificazione Imprese (Opzionale) Invio capitolato per lettera o fax Verifica idoneità Albo Fornitori Predisposizione ed invio delle lettere di invito La soluzione PVBLIC BUY consente di incrementare il numero dei fornitori, semplificando le procedure ed accelerando i tempi di effettuazione di una gara. Ne consegue un aumento della competitività, creando i presupposti per ottenere il miglior rapporto qualità/prezzo. -Albo Pretorio on line -Banca Dati appalti -(Giornali) -(Organi Ufficiali) -Albo Pretorio on line -Banca Dati appalti -(Giornali) -(Organi Ufficiali) -Capitolato disponibile on- line (anche con identificazione dellazienda richiedente) -Creazione dellAlbo Fornitori Elettronico con password di accesso al sistema di e-procurement. -Creazione dellAlbo Fornitori Elettronico con password di accesso al sistema di e-procurement. -Invio della comunicazione di invito tramite e-mail. -Abilitazione dei fornitori alla partecipazione alla gara elettronica -Invio della comunicazione di invito tramite e-mail. -Abilitazione dei fornitori alla partecipazione alla gara elettronica La ricerca dei fornitori Ricerca fornitori Ciclo telematicoCiclo tradizionale

17 Protocollazione delle offerte ricevute Apertura delle buste e valutazione offerte Stipula del contratto La soluzione PVBLIC BUY consente lespletamento delle gare per via telematica garantendo nelle singole fasi velocità, risparmio, trasparenza e sicurezza nel pieno rispetto della normativa vigente. -Sistema a busta chiusa: le offerte vengono inviate al sistema tramite accesso protetto -Sistema ad asta: le imprese abilitate in un arco temporale definito formulano una serie di ribassi. -Sistema a busta chiusa: le offerte vengono inviate al sistema tramite accesso protetto -Sistema ad asta: le imprese abilitate in un arco temporale definito formulano una serie di ribassi. -Il sistema determina la graduatoria (anche in presenza di altri eventuali parametri) senza procedere automaticamente alla aggiudicazione -Viene stilato il verbale di aggiudicazione ed eventualmente reso pubblico -Il contratto può essere sottoscritto anche con firma digitale. Ricevimento Offerte Valutazioni Offerte Aggiudicazione Contrattualizzazione Espletamento Gara Stesura del verbale di aggiudicazione Lespletamento della gara Ciclo telematicoCiclo tradizionale

18 Ladozione di sistemi di e-procurement presenta evidenti vantaggi per Enti locali e aziende pubbliche: Risparmio sul costo di beni e servizi Veloce comparazione di prezzi e condizioni Rapidità di accesso al mercato Incremento dei fornitori potenziali con aumento della competitività I vantaggi per la PA Razionalizzazione dei processi di acquisto Maggiore controllo sulla spesa Riduzione dei tempi di acquisto Semplificazione delle procedure Adozione di modelli gestionali avanzati e incremento del livello di professionalizzazione dei dipendenti Trasparenza nelle operazioni di gara e salvaguardia della par-condicio tra i concorrenti, salvaguardando le PMI Mantenere tutti i vantaggi della soluzione CONSIP, senza portarsi dietro gli svantaggi

19 Alcune gare telematiche ad oggi gestite: Fondazione Pascale – Data: 02/05/02 - Oggetto: materiale informatico Prezzo a base dasta: 111.038,23 - Risparmio valutato rispetto alla base dasta: > 42% Referenze Fondazione Pascale - Data: 06/06/02 - Oggetto: Trasformatori di Potenza Prezzo a base dasta: 20.000 – Risparmio valutato rispetto alla base dasta: 10% ASL NA 1 Se.C.S.I. - Data: 29/07/02 - Oggetto: Materiale Informatico Prima offerta prodotta: 130.000 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 17% ASL CE 1 (Settore Gestione Risorse Informatiche) - Data: 7/11/02 Oggetto: Apparecchiature Informatiche ed Audiovisivi Prima offerta prodotta: 117.664 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 31,6% Comune di SantAgnello (NA) (Settore Gestione Risorse Informatiche) –Data: 28/03/03 Oggetto: Lotto di materiale informatico Prima Offerta Prodotta: 20.450,00 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 85,4% Comune di Sorrento (NA) (Ufficio Provveditorato Economato) – Data: 02/09/03 Oggetto: vestiario settore polizia municipale – Pubblico Incanto Prezzo a base dasta: 93.000 - Risparmio valutato rispetto alla base dasta: 37,64%

20 Contatti Infopubblica S.r.l. è la società del gruppo Info - leader in Italia nel settore della comunicazione pubblica e legale con oltre 600 Enti e Amministrazioni clienti - che progetta e realizza soluzioni di e-government e CRM per la Pubblica Amministrazione Locale. Dal 1996 gestisce sul proprio sito la prima banca dati italiana on-line di bandi di gara ( bandinlinea ), con più di 500 Enti clienti ed oltre 5.000 imprese registrate, e si fregia della segnalazione europea del SIMAP (UE). Maggiori informazioni sono disponibili sul sito www.infopubblica.com Per qualsiasi informazione, osservazione o suggerimento contattare: Infopubblica S.r.l. via S. Antonio, 30 - Barletta Tel 0883-531377 Fax 0883-531373 e-mail: clienti@infopubblica.comclienti@infopubblica.com