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PubblicatoOrazio Santini Modificato 8 anni fa
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LA GESTIONE DELLE RIUNIONI MASTER I LIVELLO “MANAGEMENT INFERMIERISTICO PER LE FUNZIONI DI COORDINAMENTO” - A.A. 2010-2011 SOCIOLOGIA DEI PROCESSI CULTURALI E COMUNICATIVI LA GESTIONE DELLE RIUNIONI MASTER I LIVELLO “MANAGEMENT INFERMIERISTICO PER LE FUNZIONI DI COORDINAMENTO” - A.A. 2010-2011 SOCIOLOGIA DEI PROCESSI CULTURALI E COMUNICATIVI
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È sempre più diffusa l’organizzazione di riunioni nelle quali si è chiamati a svolgere una relazione o un intervento. A volte, anche a condurle.
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Regole per la convocazione di una riunione
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Quando convocare una riunione?
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Scambiare pubblicamente punti di vista Quando è necessario Informare contemporaneamente tutti i partecipanti Raccogliere in modo collettivo e pubblico informazioni/pareri su di un tema
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Convincere i presenti su alcuni aspetti Quando è necessario Prendere collettivamente delle decisioni
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Deve informare su chi sarà il coordinatore e chi è stato invitato La convocazione deve motivare i partecipanti ad essere presenti, indicando perché sono coinvolti e cosa ci si attende da loro
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I compiti del conduttore nell’avvio della riunione Dare, in apertura, le regole del gioco. I primi 3 minuti sono determinanti per il successo della riunione.
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Si rispettano gli orari previsti sia nell’iniziare all’ora stabilita, sia nella durata degli interventi e degli intervalli
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Scoraggiare l’uso dei telefoni cellulari
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Se i partecipanti non si conoscono In una riunione formale assegnare 30 secondi di auto-presentazione, chiedendo anche cosa ci si aspetta specificatamente dalla riunione.
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Se i partecipanti non si conoscono In una riunione con tempi ampi (o in riunioni formative) far presentare ogni partecipante dal vicino dopo che lo ha intervistato per 20 secondi.
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Nel corso della riunione Impedire i dialoghi e i parlottii in sottogruppo (“Una riunione alla volta”) Incoraggiare l’uso di supporti visivi (in ausilio alle parole)
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Non consentire l’introduzione di temi non previsti dall’ordine del giorno (Comunicare la data per la trattazione approfondita di quel punto specifico) Nel corso della riunione
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Non consentire che si ridiscuta una decisione già presa Valorizzare il ruolo di tutti Nel corso della riunione
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Se non vengono rispettati i tempi previsti, preannunciare ai presenti quali punti non potranno essere svolti. Fissare all’occorrenza la data di una nuova riunione Nel corso della riunione
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Redigere un verbale (conciso, chiaro, neutrale) e inviarlo, con lettera di accompagnamento, ad ogni partecipante, corredato da eventuale documentazione aggiuntiva. Il dopo riunione
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I tempi medi Il tempo di una riunione (media europea) è di 68 minuti. In una riunione in media si ascolta per l’80% del tempo e si interviene per il 20%.
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Le tipologie dei partecipanti visti da chi conduce la riunione
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In ogni gruppo di riunione esistono di solito 3 tipologie Gli alleati
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In ogni gruppo di riunione esistono di solito 3 tipologie Gli alleati Gli ostili
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I neutrali In ogni gruppo di riunione esistono di solito 3 tipologie Gli alleati Gli ostili
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Gestire gli ostili, cercando di scoprire il motivo del loro antagonismo Lo scopo del conduttore è Mantenere tali gli alleati Spostare i neutrali verso il ruolo di alleati
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I neutrali LO ZELANTE Persona molto informata, ambiziosa, diligente Consulta spesso l’orologio Ritiene di perdere tempo se non interviene lui Tende ad essere il leader
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I neutrali COSA FARE Lodare la sua competenza per conquistarsi il suo appoggio Non ignorarlo: diventa il “Il Signor So Tutto” Non lasciargli comunque troppo spazio
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“Rossi, che tutti sappiamo molto esperto in questo settore, potrebbe confermare, ma ora non c’è il tempo per un suo intervento, che…” I neutrali ESEMPIO
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I neutrali LOGORROICO Caratterialmente esuberante Parla di tutto e con tutti La sua lingua è più rapida del suo pensiero È inconcludente
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I neutrali COSA FARE Frenare le sue chiacchiere Chiedere in modo benevolo ma fermo di rispettare i tempi Ricordargli che è bene che tutti abbiano parlato prima che chi già lo ha fatto possa riavere la parola
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I neutrali Non guardarlo mai: ne approfitta, poiché invadente Se è irrefrenabile Usare il gruppo per provare come risponde
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“Dal momento che il nostro amico Rossi ha già espresso più volte la sua opinione, ed anche lungamente, siete d’accordo nel fermare i lavori per ascoltare un altro suo intervento, oppure preferite che si prosegua e si mantengano i tempi prefissati?” I neutrali
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Da persona molto precisa, non tollera per rigore interiore, le cose imperfette I neutrali CAVILLATORE È irritante (come tutti i pignoli) ma è solo un “neutrale scomodo”
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Per nessun motivo entrare in polemica (i pignoli hanno sempre ragione) I neutrali Valorizzare (nascondendo lo sforzo) l’utile puntualizzazione CAVILLATORE
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I neutrali Ringraziarlo per la sua nota precisione e procedere (criticando il rigore del pignolo lo si irrita e lui passa tra gli ostili) CAVILLATORE
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Gli ostili LO SCETTICO La riunione per lui darà pochi frutti positivi È un pessimista, scoraggiato e scoraggiante
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Gli ostili COSA FARE “ La sua proposta migliorativa qual è?” Se esprime solo negatività, porgli domande che lo obblighino alla propositività
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Gli ostili IL MANIPOLATORE Con abilità, trae profitto da tutto per motivi personali Porta il gruppo su argomenti utili solamente a lui
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“Sono tutti d’accordo nel trattare questo argomento, che interessa solo Mario Rossi?” Gli ostili COSA FARE Evidenziare che questo atteggiamento è poco utile al gruppo
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Gli ostili IL SILENZIOSO-OSTILE Tace, scuote il capo e mostra espressioni di diniego È chiaro che se parlasse sarebbe contrario a quanto si sta trattando
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Gli ostili COSA FARE Evitare di dargli la parola quando mostra ostilità Non appena si mostra meno contrario, far sfogare un po’ la sua voglia di protagonismo
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Gli ostili COSA FARE Spesso è solo invidioso: vorrebbe essere il conduttore Smussare la sua invidia Chiedere un suo consiglio obbligatoriamente positivo.
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“Noi tutti conosciamo la grande esperienza che il nostro amico Bianchi ha su questo punto e soprattutto sappiamo la sua propositività: Bianchi, qual è la sua proposta migliorativa?” Gli ostili ESEMPIO
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Gli ostili IL CENSORE Si differenza dal Silenzioso- Ostile perché manifesta il suo dissenso più ostentatamente Tamburella sul tavolo, guarda l’ora continuamente Sbuffa, interviene con sarcasmo
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Gli ostili COSA FARE La critica rallenta il lavoro Far intervenire il gruppo a difesa dei tempi di riunione Attenzione: il gruppo potrebbe negare l’aiuto. Teme i censori
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Attenzione alla “catena aberrante”
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Il Capitano al Maresciallo
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Come sa, domani alle ore 9 avremo l’eclisse di sole, ciò che non avviene tutti i giorni. Alle ore 7 conduca gli uomini, in tenuta da campagna, in piazza d’armi:…
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… avremo modo di vedere questo raro fenomeno e io darò le necessarie spiegazioni. In caso di pioggia non vi sarà nulla da vedere e quindi farà passare gli uomini in palestra.
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Il Maresciallo al Sergente
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Per disposizione del signor Capitano, domani alle 7 vi sarà l’eclisse di sole. Lui alle ore 9 darà le istruzioni, il che è un raro fenomeno che non avviene tutti i giorni. …
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… Se il tempo sarà piovoso gli uomini in tenuta da campagna non avranno nulla da vedere fuori e l’eclisse avrà luogo in palestra.
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Il Sergente ai soldati
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Per ordine del Signor Capitano, domani ci sarà l’inaugurazione dell’eclissi di sole in tenuta da campagna con le istruzioni nel caso dovesse piovere in palestra.
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I soldati, tra loro
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Pare che domani il sole in tenuta da campagna darà le istruzioni per fare l’eclissare il capitano in palestra, se piove. Peccato che questo non succeda tutti i giorni.
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Grazie per l’attenzione.
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