Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Qualità & Certificazione 14 Aprile 2005 Modulo 4 Sistema di Gestione e Gestione per Processi: Elementi di analisi.

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1 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Qualità & Certificazione 14 Aprile 2005 Modulo 4 Sistema di Gestione e Gestione per Processi: Elementi di analisi e re-engineering dei processi Modulo 4 Sistema di Gestione e Gestione per Processi: Elementi di analisi e re-engineering dei processi Genova Mauro Zambelli

2 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Gli obiettivi  Discutere le ragioni e l’importanza dell’approccio per processi nella gestione dell’organizzazione  Razionalizzare il concetto di “processo”  Definirne la metodologia di descrizione  Presentare e sperimentare le tecniche di rappresentazione (mappatura) dei processi

3 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Pianificazione argomenti (1)  Organizzazione per funzioni e per processi  Organizzazione per processi e qualità La rete fornitori-Clienti Clienti interni ed esterni  Rappresentazione dei processi Gli elementi descrittivi

4 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Pianificazione argomenti (2)  La struttura gerarchica dei processi Processi, sottoprocessi Macroprocessi, metaprocessi  Processi e miglioramento continuo I gruppi di miglioramento Criteri per l’analisi dei processi  Esempi di mappatura di processi

5 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Pianificazione argomenti (3)  Metodi avanzati per l’analisi di processo Approccio “as is” e approccio “to be” Analisi “bottom-up” e analisi “top-down”  Strumenti software specifici All Fusion Process Modeler (BPwin)  Analisi e mappatura di processi

6 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali LA TRASFORMAZIONE ORGANIZZATIVA ORGANIZZATIVA

7 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali  Le organizzazioni (aziendali), sono intese come: complesso organizzato di beni e persone per svolgere un'attività (economica) consistente nella produzione e scambio di beni e/o servizi Il concetto di “organizzazione”

8 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Da così … processo 1 processo 2 processo 3 risultato 1 risultato 2 risultato 3 funzione 1funzione 2funzione 3 sapere 1 sapere 2 sapere 3 La trasformazione organizzativa … a così DIR Staff FUN 2FUN 3FUN 1

9 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali I perché di una trasformazione  L’organizzazione gerarchico- funzionale Come modello tayloristico in risposta ad un particolare contesto-mercato  L’organizzazione per processi Come necessità per gestire le esigenze del contesto socio-ambientale-territoriale attuale

10 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Visione aziendale “olistica” Il “cosa” Processo Procedura “Il come” Organizzazione per processi Processo Attività Controllo dei processi Conformità alle procedure Teoria secondo cui l’organismo costituisce una totalità organizzata non riconducibile alla semplice somma delle parti componenti

11 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali 3 KPI Organizzazione per processi (presenza funzioni) Organizzazione verticale 1 KPI Identificazione processi organizzazione verticale 2 KPI La trasformazione organizzativa

12 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processo vs. prodotto PRODOTTO

13 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Organizzazione La sequenza logica Processi Sistema Requisiti Certificazioni

14 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Sistema di Gestione Sistema di Gestione Il metodo Prodotto SA 8000 BS 7799 OHSAS 18001 ISO 14001 626 675/196 ISO 9001 HACCP Organizzazione EMAS 2 Altre Norme Altre Leggi

15 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali DALLE FUNZIONI AI PROCESSI DALLE FUNZIONI AI PROCESSI

16 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processi e funzioni (1)  FUNZIONI Aggregazioni di persone e mezzi per lo svolgimento di attività della stessa natura Sono spesso suddivise in insiemi via via più ristretti e specifici (uffici, reparti, ecc.) Permettono di definire semplicemente i compiti da svolgere Derivano da una visione meccanicistica legata al principio della divisione del lavoro

17 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processi e funzioni (2)  FUNZIONI Risultato di una visione meccanicistica del lavoro (taylorismo) Le persone producono la massima efficienza se svolgono pochi compiti ripetitivi Il modello organizzativo ottimale presuppone la disaggregazione del lavoro in attività elementari affidate a esperti/specialisti

18 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processi e funzioni (3)  FUNZIONI L’organizzazione per funzioni non riesce a rispondere alle esigenze organizzative e operative odierne a causa di: Rapida evoluzione/innovazione di prodotto Rapida innovazione tecnologica Crescente complessità delle organizzazioni Estensione spazio-temporale delle catene del valore Integrazione tra tecnologia e gestione Mutamento nella concezione di specialismo e managerialità

19 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processi e funzioni (4)  La FUNZIONE viene costruita aggregando attività della stessa natura  Il PROCESSO è composto da attività, spesso di natura molto diversa tra loro, finalizzate al raggiungimento di un unico risultato (output)  Il PROCESSO è trasversale rispetto alle FUNZIONI Più funzioni concorrono allo svolgimento dello stesso processo

20 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Le resistenze  L’introduzione in una organizzazione dell’approccio per processi incontra resistenze, essenzialmente dovute a: Cultura gestionale consolidata Conflitti nella ridefinizione di responsabilità e autorità Diversi atteggiamenti individuali Preoccupazione di perdere competenze Timore di perdere potere sulle risorse

21 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali I vantaggi  Spostamento dell’attenzione manageriale dai rapporti interfunzionali al coordinamento delle attività  Individuazione di precise responsabilità nei confronti dei risultati e dei destinatari degli output  Considerazione di ogni output intermedio come elemento di un processo più ampio che arriva all’utente finale

22 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali I riflessi sull’organizzazione  Organizzazione imperniata sui processi  Associazione tra processo e “process-owner”  Organizzazione del lavoro in team, responsabili del raggiungimento degli obiettivi  Riduzione dei livelli gerarchici e coordinamento orizzontale  Empowerment del personale

23 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali LA GESTIONE PER PROCESSI LA GESTIONE PER PROCESSI

24 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processo (1)  Insieme di attività  Organizzazione di attività per il raggiungimento di un obiettivo  Sequenza standardizzata  Necessita risorse  Contiene vincoli  Presenza di un responsabile

25 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processo (2)  Operazioni, attività, generazione prodotto  Processo = complessità  Missione di un’organizzazione  Presenza di input e output  Intersettorialità  Percorso, valore, risorse  Processo  progetto

26 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali ProgettoProgetto  Processo che non ha reiterazione  Definito temporalmente  Attività unica / non ripetibile  Scopo/obiettivi ben definiti  Necessità di gestione specialistica “Project management”

27 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Definizione di “Processo” “Metodo, operazioni o serie di operazioni da eseguire per ottenere un certo risultato” “Metodo o maniera di condurre una determinata operazione” “Complesso di formalità da osservare da parte di operatori” Zingarelli – Dizionario della Lingua Italiana

28 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali I punti fondamentali  Un processo genera un risultato  Possiede degli input  E’ costituito da una serie di operazioni soggette a vincoli  I vincoli possono essere cogenti, non cogenti, interni, esterni  Utilizza delle risorse

29 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Le definizioni (1)  Processo Insieme di attività, correlate e interagenti, che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita In un’organizzazione, al fine di aggiungere valore, i processi sono pianificati ed eseguiti in condizioni controllate

30 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processi e creazione del valore  La creazione del valore In riferimento ai processi, la creazione del valore è la capacità di offrire al destinatario dell’output un beneficio superiore all’insieme delle risorse impiegate  Il valore creato Viene valutato in termini di EFFICACIA EFFICIENZA

31 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Le definizioni (2)  Prodotto Il risultato di un processo  Procedura Modo specificato e documentato per svolgere in condizioni controllate un processo o le singole attività che lo compongono

32 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processo & Progetto  Progetto Processo a sé stante, spesso unico e non ripetibile, composto di più attività tenute sotto controllo, con obiettivi di tempo, costi e caratteristiche del prodotto finale

33 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La struttura del processo PROCESSO INPUT OUTPUT REGOLE STRUMENTI VINCOLI RISORSE

34 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Una rete di relazioni "clienti-fornitori" L’organizzazione Una struttura di processi RELAZIONI CF PROCESSI F F FORNITORI ESTERNI CF C C CLIENTI ESTERNI CF C F C F CF CF CF CF Processi e clienti/fornitori

35 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali L’organizzazione tradizionale L’organizzazione non orientata

36 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La nuova organizzazione L’Organizzazione “orientata” Politiche organizzative

37 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Centralità del processo Contesto / territorio Requisiti / esigenze Soddisfazione degli “Stakeholders” Soddisfazione degli “Stakeholders” Miglioramento organizzazione Sistema di Gestione PROCESSI Norme Leggi

38 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processi “P”  Primari  Principali  Produttivi Processi di “line” Processi “visti” dal Cliente Processi che generano prodotti per i quali in Cliente è disposto a pagare

39 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Processi “S”  Secondari  Supporto  Strumentali Processi di supporto ai processi primari Processi “non visti” dal Cliente Processi che generano prodotti utilizzati all’interno dell’organizzazione

40 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali L’analisi di Processo

41 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Gli elementi del processo PROCESSO INPUTOUTPUT CONTROLS MECHANISMS

42 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La centralità del processo AmbienteSicurezza Leggi cogenti EDP PROCESSO Qualità Etica

43 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La centralità del processo PROCESSO Aspetto DESCRITTIVO Aspetti PRESCRITTIVI LeggiNormeProcedureIstruzioni

44 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La mappatura del processo DISEGNO DOCU- MENTI AUDIT Diagramma a blocchi (mappa IDEF) Procedure Istruzioni Moduli Procedure Istruzioni Moduli Check-list NC/AC/AP Check-list NC/AC/AP

45 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Descrizione dei processi

46 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali IDEF 0 (IDEF zero)  Federal Information Processing Standard Publication FIPS PUB 183 December 21, 1993 www.idef.com/idef0.html

47 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali PROCESSO INPUT OUTPUT CONTROLS MECHANISMS I C O M

48 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Mappatura del processo

49 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La struttura ad albero dei processi Macroprocesso Processo Sottoprocesso Fase Attività

50 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali I sottoprocessi

51 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali ICOM & indicatori: La misurabilità dei processi PROCESSO INPUT OUTPUT CONTROLS MECHANISMS Registrazioni Dati Indicatori

52 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Gestione amministrativa Gestione disposit. mis. e monit. Gestione infrastrutture Gestione risorse umane Gestione docum. e registrazioni Gestione emergenze Valutazione dei fornitori Pianificazione Produzione Riesame requisiti / Accettazione ordine cliente CLIENTE Produzione e Controlli Consegna e Servizio al Cliente Miglioramento Continuo Definizione politica e obiettivi societari Riesame della Direzione Comunicazione interna/esterna Controllo gestione Valutazione soddisfazione del cliente Dati in ingresso Produzione Dati di ritorno Approvvigionamento

53 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali

54 MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI: IL “BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING” MIGLIORAMENTO

55 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La gestione dei processi Conoscenza Controllo Miglioramento Re-engineering

56 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali BPR & BPI  Business Process Reengineering Cambiamento importante che supera l’assetto esistente, elaborando soluzioni innovative  Business Process Improvement Cambiamento incrementale che, partendo dalla situazione esistente, si propone di individuare e migliorare i punti di debolezza

57 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali BPR & BPI – Caratteristiche comuni  Cliente/Utente al centro dell’attenzione  Processo come oggetto di cambiamento  Individuazione del “process-owner”  Sponsorizzazione/sostegno del vertice  Interventi sull’organizzazione  Interventi sui mezzi e sulle tecnologie  Individuazione di indicatori di efficienza/efficacia  Progetti pilota

58 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali BPI – Caratteristiche distintive  Gradualità nel cambiamento  Assenza di emergenze  Importanza delle piccole opportunità di miglioramento  Coinvolgimento di un numero elevato di processi  Approccio bottom-up  Disponibilità e consenso dell’organizzazione

59 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali BPR – Caratteristiche distintive  Radicalità nel cambiamento  Forte urgenza di cambiamento  Collegamento con le grandi opportunità di cambiamento  Individuazione di processi ampi e trasversali  Impostazione top-down  Criticità del livello di disponibilità e consenso

60 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali I criteri di scelta ? ? BPR BPI BPR o BPI BPR o BPI Disponibilità al cambiamento Esigenza di cambiamento

61 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali La metodologia  Definizione dei processi su cui intervenire  Sponsorizzazione e scelta del team  Analisi e mappatura del processo  Ridefinizione/miglioramento dei parametri e degli indicatori  Attuazione dell’intervento  Misura e valutazione dei risultati

62 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Le componenti del BPR Definizione di una chiara visione del futuro competitivo dell’Organizzazione Disponibilità/approccio al cambiamento radicale Logica di processo trasversale a tutta l’organizzazione aziendale Gestione degli aspetti umani legati al cambiamento (change management) Enpowerment delle risorse umane al termine del processo di cambiamento

63 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Le condizioni per il BPR Necessità di cambiamento rapido/incisivo a causa di mutate condizioni al contorno Convinzione e sostegno da parte del vertice aziendale Condivisione da parte dei dirigenti Presenza di persone, risorse e conoscenze in Azienda per realizzare il cambiamento

64 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali I fattori della reingegnerizzazione Il contesto Cliente Concorrenza Costo Evoluzioni tecnologiche Azionisti Lo scenario Politica Economia Legislazione Regolamenti

65 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali L’approccio alla riorganizzazione Ieri Orientamento all’efficienza Focus sui processi “fisici” (logistica e produzione) Diminuzione degli organici aziendali Focus sui processi informativi Riorganizzazione “parallela” all’analisi dei fattori di business Ottimizzazione dei singoli processi Approccio sui processi Oggi con il BPR Orientamento all’efficienza e all’efficacia Focus sui processi gestionali Interventi sugli organici aziendali per aumentare l’efficacia dei processi primari Approccio “globale” Competenze integrate Ottimizzazione dei processi intesi come processi di business Individuazione dei processi “primari”

66 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Le filosofie di orientamento al processo Total Quality Management (TQM) Just-in-Time (JIT) Business Process Reengineering (BPR) Fornitore –> Organizzazione –> Cliente La gestione del processo attraversa tutte le strutture che compongono la catena del valore La gestione del processo attraversa tutte le strutture che compongono la catena del valore

67 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Il miglioramento orientato al processo “ROMPERE IL SERVIZIO BUONO” Tempo Migliora mento Strategico (BPR) Il percorso di una Società verso il miglioramento orientato al processo (1.7) Tattico (JIT, TQM)

68 Corso di Laurea in Scienza dei Materiali Fattori che agevolano il BPR Cultura organizzativa Competenza funzionale Rapidità di reazione Focus su: Modo di operare, Eccellenza dei criteri di valore, Tecnologia di processo Indicatori di performance